Når man planlegger anskaffelse av nye kontorlokaler, er det viktig å ta hensyn til hvor mange kvadratmeter som er nødvendig per person for å sikre en effektiv og komfortabel arbeidsplass. Å bestemme hvor mange kvadratmeter kontorlokaler et selskap trenger, handler om mer enn bare å oppfylle minimumskravene fra Arbeidstilsynet. Behovet for plass kan variere avhengig av bransje, arbeidsmetode og organisasjonskultur. I dagens konkurransepreget arbeidsmarked er det også viktig å skape en attraktiv arbeidsplass som tiltrekker og beholder de beste talentene. I denne artikkelen skal vi utforske både de lovpålagte kravene og de mer subtile faktorene som kan bidra til å gjøre kontoret ditt til et attraktivt sted å jobbe.

Hva er arbeidstilsynets krav til kontorlokaler?

Arbeidstilsynet i Norge stiller flere krav til kontorlokaler for å sikre at arbeidsmiljøet er forsvarlig og helsefremmende for de ansatte. Det er viktig å tenke på at lokalet må ha tilstrekkelig ventilasjon, god belysning og en behagelig temperatur, samt tilfredsstillende støy- og lydnivåer for å forebygge helseplager. Arbeidsplassene skal være ergonomisk tilrettelagt med justerbare møbler, og det skal være tilgang til nødvendige fasiliteter som møterom, pauserom og sanitæranlegg. Regelmessig vedlikehold og renhold er også påkrevd for å opprettholde et sunt arbeidsmiljø. Ifølge arbeidsmiljøloven og tilhørende forskrifter bør det være minimum 6 kvadratmeter netto arbeidsareal per ansatt i et kontormiljø. Dette inkluderer arbeidsplass, stol, og nødvendig arbeidsutstyr, men ekskluderer fellesarealer som møterom, kjøkken, sosiale soner, toaletter og øvrige fellesarealer.

Men hvordan fungerer det da med coworking og kontorfellesskap?

Coworking og kontorfellesskap fungerer ved at flere ulike selskaper eller frilansere deler samme arbeidsplass, noe som kan skape utfordringer når det gjelder å oppfylle Arbeidstilsynets krav. Det er derfor ikke uvanlig at det er avvik mot arealkravet hos coworking- og kontorfellesskap aktører. Om det for eksempel kan dokumenteres at det hører med til sjeldenhetene at alle kontorplassene blir brukt samtidig, eller at det er svært god dekning på møterom og stillerom, samt sosiale soner, kan man avvike noe fra regelen om 6 m2. For å imøtekomme disse kravene, må coworking-tilbydere sørge for at det totale arealet er tilstrekkelig for antallet brukere, ofte ved å implementere fleksible arbeidsstasjoner og fellesarealer. Coworking-områder må dessuten administreres slik at støy og distraksjoner holdes på et minimum for å sikre et produktivt arbeidsmiljø for alle brukerne.

Brutto kvadratmeter og netto kvadratmeter i kontorbygg

Det er dessverre ikke så enkelt som å gange opp antall ansatte med hovedregelen på 6 m2 per arbeidsplass for å se på det totale antallet kvadratmeter selskapet har behov for å leie. I et leieforhold av kontorlokaler vil det ofte være spesifisert i leiekontrakten hvor store kontorene er brutto (BTA) og netto. Med brutto menes det totale arealet i bygget som tilregnes ditt spesifikke lokale, ofte basert på en prosentvis fordelingsnøkkel. Det er nemlig slik at alle kvadratmeterne utenfor kontoret ditt, må også betales for, slik som arealer til personalrestaurant, korridorer, heiser, trappearealer, treningsrom, garderober/dusj, inngangsparti mm. Dette er slik man har valgt å praktisere det i Norge, men om du for eksempel ser til Sverige, betaler leietaker for netto kontorareal. Derfor er også leieprisene i Sverige vesentlig høyere enn i Norge, fordi det selskapene betaler per netto kvadratmeter, skal også betale for fellesarealene i bygget.

Så hvordan finne ut hvor mange brutto kvadratmeter selskapet har behov for å leie? Dette er nok heller ikke helt rett frem, ettersom alle kontorbygg er forskjellige. Det er vesentlig forskjell på et nytt og moderne kontorbygg og en eldre bygård. Her er det viktig at selskapet vurderer hva som er viktigst – Ønsker dere mest mulig areal til eksklusiv bruk for pengene, eller er dere opptatt av fasiliteter utenfor kontoret slik som store fellesarealer? Det er også viktig å kjenne til at ulike arbeidsplasskonseptene krever ulik arealstørrelse. De mest vanlige arbeidsplasskonseptene er åpent landskap, aktivitetsbasert (kombinasjon av åpent landskap og cellekontorer) og cellekontorer.

Ta kontakt med en rådgiver i Scout Eiendom

Å bestemme hvor mange kvadratmeter kontorlokaler et selskap trenger, er en balanse mellom å oppfylle lovpålagte krav og å skape en attraktiv og funksjonell arbeidsplass. Ved å vurdere både de grunnleggende behovene og de mer subtile faktorene som bidrar til ansattes trivsel og produktivitet, kan du sikre at din arbeidsplass er både lovlig og tiltalende. Vi oppfordrer deg til å ta kontakt med en av våre rådgivere for en uforpliktende prat og hjelp til å finne den optimale løsningen for dine spesifikke behov.