Felleskostnader er en viktig del av leieforhold i kontorlokaler. Her forklarer vi hva som inngår i felleskostnadene, hvordan de fordeles mellom leietakere, og hva du bør være oppmerksom på som leietaker eller utleier.
Hva er felleskostnader?
Når du leier kontorlokaler, kommer det ofte tilleggskostnader utover selve husleien. Disse kalles felleskostnader, og dekker drift og vedlikehold av byggets fellesarealer og fellestjenester. Typiske eksempler er:
-
Renhold av fellesområder (for eksempel inngangsparti, korridorer og toaletter)
-
Vaktmestertjenester og sikkerhet
-
Snørydding og utearealvedlikehold
-
Strøm, varme og andre energiutgifter i fellesarealer
-
Heisdrift, ventilasjon og annet teknisk vedlikehold
Felleskostnadene dekker med andre ord det som er nødvendig for at eiendommen skal fungere godt for alle leietakere, men de inkluderer ikke kostnader knyttet til den enkelte leietakers egne lokaler eller utstyr.
Hvordan beregnes felleskostnadene?
Felleskostnadene fastsettes vanligvis på bakgrunn av et årlig budsjett som utleier utarbeider. Basert på dette budsjettet betaler leietaker et månedlig akontobeløp – altså et forskuddsbeløp.
Ved slutten av året foretas det en avregning: Hvis de faktiske kostnadene har vært lavere enn budsjettert, tilbakebetales differansen til leietaker. Har kostnadene vært høyere, etterfaktureres det tilsvarende beløp.
Fordeling etter areal
Kostnadene fordeles normalt etter en fordelingsnøkkel, ofte basert på utleid areal. Det betyr at hver leietaker betaler en andel av felleskostnadene som tilsvarer størrelsen på lokalene de leier i forhold til totalarealet i bygget.
For eksempel: Hvis du leier 200 m² i et bygg med totalt 2 000 m² utleid areal, vil du stå for 10 % av felleskostnadene.
Tips til leietakere
-
Sjekk kontrakten: Sørg for at det fremgår tydelig hvilke kostnader som inngår i felleskostnadene, og hvordan de skal fordeles.
-
Be om budsjett: Be utleier om årlig budsjett og historiske regnskapstall for felleskostnader.
-
Følg med på avregningen: Gjennomgå den årlige avregningen og still spørsmål dersom noe virker uklart.
Ofte stilte spørsmål om felleskostnader
Hva inngår vanligvis i felleskostnader i kontorlokaler?
Felleskostnader inkluderer som regel utgifter til drift og vedlikehold av fellesarealer og tjenester, som renhold, strøm, vaktmestertjenester, snørydding og teknisk drift av bygget. Det varierer noe fra bygg til bygg, så sjekk alltid hva som er spesifisert i kontrakten.
Hvordan vet jeg at felleskostnadene jeg betaler er riktige?
Utleier skal utarbeide et budsjett og sende en årlig avregning som viser de faktiske kostnadene. Du har rett til innsyn i regnskap og underlag, og kan be om dokumentasjon hvis noe er uklart.
Må jeg betale felleskostnader selv om jeg ikke bruker fellesarealene aktivt?
Ja, alle leietakere bidrar forholdsmessig basert på arealet de leier – uavhengig av hvor mye de bruker fellesområdene. Dette er en del av leiemodellen for næringseiendom.
Hvordan fordeles felleskostnadene mellom leietakerne i bygget?
Kostnadene fordeles normalt basert på leieareal. Leier du for eksempel 10 % av byggets totale areal, betaler du 10 % av felleskostnadene, med mindre annet er avtalt.
Kan felleskostnadene endre seg underveis i leieperioden?
Ja. Felleskostnader er ofte budsjettert og betales som akonto, så faktiske kostnader kan være høyere eller lavere enn forventet. Endringer justeres i den årlige avregningen.
Veiledning og mer informasjon
For en grundigere gjennomgang anbefales Norsk Eiendoms reviderte veileder for felleskostnader i næringsbygg.
Har du spørsmål om felleskostnader i forbindelse med et aktuelt leieobjekt? Ta gjerne kontakt med en av våre rådgivere via Spacefinder.
Om forfatteren
Denne artikkelen er skrevet av Lauritz Kittelsen, rådgiver i Spacefinder. Han har ekspertise innen rådgivning og hjelper små og mellomstore bedrifter med å finne eller leie ut kontorlokaler.