Hva du bør vite om fremleie – og når det kan være riktig løsning for din bedrift
Fremleie av kontorer kan være en praktisk løsning for bedrifter som ønsker å redusere kostnader, tilpasse arealbruk eller håndtere vekst og endring. I denne artikkelen forklarer vi hva fremleie innebærer, når det er aktuelt, og hva du bør være oppmerksom på dersom du vurderer det som alternativ.
Hva betyr fremleie?
Fremleie betyr at en leietaker av kontorlokaler leier ut hele eller deler av lokalene til en tredjepart. Det er altså snakk om at den som allerede leier lokalene selv blir utleier. Dette skjer normalt med skriftlig samtykke fra gårdeieren (den opprinnelige utleieren). Fremleie kan være aktuelt dersom bedriften har for mye plass, ønsker å redusere kostnader, eller er i ferd med å flytte til nye lokaler.
Når oppstår behovet for fremleie?
Fremleie er aktuelt i flere ulike situasjoner:
-
Ved nedskalering: Når virksomheten reduserer antall ansatte eller arealbehov, kan det bli ledige kontorarealer som fortsatt påløper kostnader. Fremleie kan bidra til å dekke deler av leieutgiftene.
-
Ved vekst og flytting: En bedrift i vekst som skal flytte til større lokaler kan ha behov for å fremleie de gamle lokalene i overgangsperioden.
-
Ved langsiktig arealstrategi: Noen virksomheter leier større lokaler enn de trenger i dag, for å ta høyde for fremtidig vekst. Inntil hele arealet tas i bruk, kan deler av det fremleies.
Er fremleie lovlig?
Ja, det er fullt lovlig å fremleie kontorlokaler – så lenge det skjer i tråd med leiekontrakten og med samtykke fra utleier. Det er viktig å merke seg følgende:
-
Fremleie krever normalt skriftlig godkjenning fra utleier.
-
Fremleietakeren må følge de samme reglene som leietakeren.
-
Leietakeren (som fremleier ut) beholder hovedansvaret overfor utleier, både når det gjelder betaling, vedlikehold og øvrige kontraktsforpliktelser.
Hvilke utfordringer innebærer fremleie?
Selv om fremleie kan være økonomisk gunstig, krever det også administrasjon:
-
Fremleieavtalen må være juridisk korrekt og i samsvar med hovedleiekontrakten.
-
Leietakeren må følge opp fremleietakeren og sikre at lokalene brukes i henhold til avtalen.
-
Det er viktig å holde oversikt over leiebetalinger og eventuelle tvister som kan oppstå.
-
Bedriften bør også kjenne til relevant lovverk knyttet til næringsleie.
Dette kan være tidkrevende, og mange velger derfor å bruke rådgivere med erfaring fra fremleieprosesser.
Viktigheten av grundig overtakelse
Når lokalene skal overtas av en fremleietaker, bør det alltid føres en detaljert protokoll over tilstand, eventuelle feil og skader. Dette forenkler tilbakeleveringen ved slutten av leieperioden, og minimerer risikoen for uenighet mellom partene.
Ofte stilte spørsmål om fremleie
1. Må jeg alltid ha godkjenning fra utleier for å fremleie kontoret mitt?
Ja, i de aller fleste tilfeller kreves skriftlig samtykke fra utleier før du kan fremleie lokalene. Dette står som regel spesifisert i leiekontrakten, og er viktig for å sikre at utleier har kontroll over hvem som bruker eiendommen.
2. Kan jeg fremleie bare en del av lokalene mine, eller må det være hele arealet?
Du kan fremleie både hele eller deler av lokalene, avhengig av hva som er avtalt i leiekontrakten og hva utleier godkjenner. Mange virksomheter velger å fremleie et rom, en fløy eller et åpent kontorareal de selv ikke bruker.
3. Hvem har ansvaret dersom noe går galt i fremleieperioden?
Som opprinnelig leietaker har du fortsatt hovedansvaret overfor utleier. Det betyr at du er ansvarlig for at fremleietaker følger reglene i kontrakten, betaler leie og behandler lokalene riktig.
4. Hva bør en fremleieavtale inneholde?
En god fremleieavtale bør blant annet inkludere: areal som leies ut, leiebeløp og betalingsbetingelser, varighet, ansvar for vedlikehold, samt henvisning til hovedleiekontrakten. Det anbefales å få juridisk bistand for å sikre at alt er korrekt.
5. Hvor lang tid tar det vanligvis å få på plass en fremleie?
Tiden varierer avhengig av markedssituasjon, lokalets attraktivitet og hvor raskt godkjenning fra utleier innhentes. Mange opplever at det tar alt fra noen uker til flere måneder, så det lønner seg å være ute i god tid.
Om forfatteren
Denne artikkelen er skrevet av Lauritz Kittelsen, rådgiver i Spacefinder. Han har ekspertise innen rådgivning og hjelper små og mellomstore bedrifter med å finne eller leie ut kontorlokaler.