Er det mest lønnsomt å reforhandle dagens leieavtale – eller flytte til nye lokaler? Her får du en stegvis guide til hva du bør vurdere før du tar beslutningen.
Å reforhandle en leieavtale eller bytte kontorlokaler kan ha stor betydning for både kostnader, trivsel og effektivitet i bedriften. En strukturert prosess gir deg bedre beslutningsgrunnlag, og mulighet til å oppnå mer fordelaktige betingelser. I denne artikkelen går vi gjennom hva du bør tenke på – uansett om du vurderer å bli værende eller flytte.
1. Start med en god prosjektgruppe
Utpek en intern prosjektgruppe med ansvar for prosessen. Den bør bestå av nøkkelpersoner fra ledelse, økonomi og eventuelt HR eller IT – og gjerne noen med erfaring fra lignende prosesser. En godt sammensatt gruppe sikrer effektiv fremdrift og informerte beslutninger.
2. Kartlegg behov og lag et tydelig mandat
Før dere kontakter utleier eller begynner å se på nye lokaler, må dere vite hva dere faktisk trenger. Still spørsmål som:
-
Hvor mange ansatte skal lokalene romme i årene fremover?
-
Hvordan jobber dere i dag – og hvordan vil dere jobbe i fremtiden?
-
Hvilke krav har dere til beliggenhet, fasiliteter og teknisk standard?
-
Hva er realistisk budsjett?
Ved å bruke verktøy som SSBs priskalkulator og markedsdata fra Spacefinder, kan dere vurdere hvor konkurransedyktig nåværende leieavtale er – og hvilke alternativer som finnes i markedet.
3. Undersøk markedet grundig
Neste steg er å identifisere relevante kontorlokaler som passer behov og budsjett. Bruk søkeplattformer som Spacefinder, kontakt aktuelle utleiere og innhent tips fra eiendomsmeglere med lokalkunnskap. Målet er å få oversikt over hva som faktisk finnes – og til hvilken pris.
4. Gjennomfør befaringer
Lag en shortlist med aktuelle objekter og planlegg befaringer. Vi anbefaler å besøke 5–10 alternativer for å få et godt sammenligningsgrunnlag. Det gir innsikt i både kvaliteter, tilgjengelige tilpasninger og hva som er realistisk innenfor budsjettet.
5. Be om konkrete og sammenlignbare tilbud
Basert på befaringene, velg ut 2–3 favoritter. Be om skriftlige tilbud der utleier bes om å svare på deres krav – både når det gjelder utforming, tekniske løsninger og økonomiske betingelser. En tydelig kravspesifikasjon gjør det enklere å sammenligne tilbudene.
6. Bruk konkurranse for å forhandle
Når du har flere gode og sammenlignbare tilbud, har du også forhandlingsmakt. Det kan føre til bedre leiebetingelser, gratis tilpasninger, leiefritak eller andre økonomiske insentiver – enten du velger å reforhandle med nåværende utleier eller signere ny kontrakt.
7. Planlegg flytteprosessen nøye
Dersom dere bestemmer dere for å flytte, er det viktig å ha en plan for selve overgangen. God koordinering sikrer at flyttingen skjer effektivt og med minimale forstyrrelser i den daglige driften.
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
1. Når bør vi starte prosessen med reforhandling eller flytting?
Start tidlig – helst 12–18 måneder før leiekontrakten utløper – for å sikre nok tid til analyse, forhandling og eventuelt flytting.
2. Hvordan vet vi om det lønner seg å reforhandle i stedet for å flytte?
Sammenlign dagens leie med markedsnivået, og vurder om lokalene fortsatt dekker bedriftens behov. Ofte gir en analyse av totaløkonomi og fleksibilitet svaret.
3. Hva koster det å bruke en rådgiver i prosessen?
Kostnaden varierer, men mange rådgivere tilbyr resultatorienterte modeller. En dyktig rådgiver vil ofte sikre bedre vilkår enn du klarer alene.
4. Hvilke insentiver kan vi forhandle frem med en utleier?
Vanlige insentiver inkluderer redusert leie, leiefritak, gratis tilpasninger eller oppgraderinger. Jo sterkere konkurranse, jo bedre kort har du på hånden.
5. Hva er risikoen ved å flytte kontorlokaler?
Risikoen ligger i ekstra kostnader og driftsavbrudd, men med god planlegging kan flytting føre til økt effektivitet og bedre trivsel på sikt.
Om forfatteren
Denne artikkelen er skrevet av Lauritz Kittelsen, rådgiver i Spacefinder. Han har ekspertise innen rådgivning og hjelper små og mellomstore bedrifter med å finne eller leie ut kontorlokaler.