Å reforhandle en leieavtale eller flytte til nye kontorlokaler er en langt mer omfattende prosess enn mange først antar. En godt gjennomført prosess kan resultere i betydelige besparelser, bedre tilpassede lokaler og en mer effektiv arbeidsplass. Derfor er det avgjørende å planlegge godt og bruke nok tid på de ulike stegene.
Nedenfor beskriver vi noen av de viktigste faktorene i prosessen – men husk at den rette ekspertisen kan gjøre en stor forskjell.
1. Sett sammen en kompetent prosjektgruppe
Det første steget er å utnevne en prosjektgruppe som får ansvar for prosessen. Gruppen bør bestå av nøkkelpersoner fra bedriften, og dersom noen har erfaring fra lignende prosesser, bør disse inkluderes. En god prosjektgruppe sikrer at beslutninger tas på et godt informert grunnlag.
2. Definer et tydelig mandat og kartlegg behov
En grundig behovsanalyse er avgjørende for å unngå feilvalg. Spørsmål som bør besvares er blant annet:
•Hvor mange ansatte skal lokalene romme de neste årene?
•Hvordan jobber dere i dag – og hvordan vil dere jobbe i fremtiden?
•Hvilke krav har dere til beliggenhet, fasiliteter og tekniske spesifikasjoner?
•Hva er budsjettet?
Gjennom å analysere markedsleie i aktuelle kontorområder kan dere også få en indikasjon på hvilke områder som er realistiske innenfor deres kostnadsrammer. Bedriften kan for eksempel benytte seg av av Spacefinder for å gjøre disse betraktningene. Det kan være verdt å gjøre seg opp en formening av hvor markedsleiene ligger på nye avtaler, versus hvor stor KPI økningen har vært på egen avtale i leieperioden. For å kalkulere dette kan bedriften gå inn på SSBs priskalkulator.
3. Gjennomfør et grundig søk i markedet
Når behov og budsjett er avklart, starter jobben med å kartlegge relevante muligheter. Det er viktig å sikre en bred nok oversikt over tilgjengelige lokaler, både ved direkte kontakt med utleiere og ved hjelp av meglere med innsikt i markedet.
4. Befar de beste alternativene
Når dere har en shortlist med muligheter, bør dere planlegge befaringer. En tommelfingerregel er å besøke 5–10 aktuelle objekter. Dette gir et godt sammenligningsgrunnlag og innsikt i ulike løsninger.
5. Velg 2–3 favoritter og be om detaljerte tilbud
Etter befaringene bør dere snevre inn til 2–3 lokaler som fremstår som mest attraktive. Her er det viktig å innhente formelle tilbud der utleier bes om å besvare deres krav til romprogram, tekniske kvaliteter og økonomiske betingelser. Ved å strukturere prosessen godt vil dere få tilbud som er sammenlignbare.
6. Bruk konkurransen til å forhandle bedre betingelser
Når dere sitter med sammenlignbare tilbud, er det på tide å forhandle. Konkurranse mellom utleiere gir dere en sterkere posisjon og mulighet til å oppnå bedre vilkår – enten det gjelder leiepris, tilpasninger, leiefritak eller andre insentiver.
7. Planlegg en smidig flytteprosess
Dersom dere ender med å signere en ny leiekontrakt, er det viktig å legge en plan for selve flyttingen. En godt koordinert overgang minimerer driftsforstyrrelser og sikrer at de ansatte raskt kommer på plass i de nye lokalene.
En slik prosess krever innsikt i markedet, gode forhandlingsevner og riktig strategi. Mange bedrifter oppnår bedre vilkår ved å benytte en profesjonell rådgiver som kan sikre optimal gjennomføring. Har din bedrift behov for rådgivning i forbindelse med reforhandling eller flytting? Ta gjerne kontakt med oss i Scout Eiendom – vi hjelper dere med å finne de beste løsningene. 🚀