Planlegger bedriften å flytte til nye lokaler? Her får du en praktisk sjekkliste med de viktigste stegene for å sikre en smidig og effektiv flytteprosess – fra første planlegging til dere er på plass i nye omgivelser.
Hvorfor flytte?
Det finnes mange grunner til at selskaper vurderer å bytte kontorlokaler. Her er tre av de vanligste:
Behov for mer plass
Når bedriften vokser i antall ansatte eller arbeidsfunksjoner, kan dagens lokaler bli for små eller upraktiske. En flytting kan også være aktuelt for å komme nærmere ansatte, kunder eller samarbeidspartnere.
Bedre profil og merkevare
Kontorlokalene er en viktig del av bedriftens identitet. Dersom eksisterende lokaler ikke støtter ønsket profil eller kultur, kan et miljøskifte bidra til ny energi og et mer profesjonelt inntrykk utad.
Redusere kostnader
Mange virksomheter oppdager at dagens leiekostnader er for høye eller at arealet ikke utnyttes effektivt. Da kan nye lokaler være en bedre løsning – både praktisk og økonomisk.
Sjekkliste: 10 steg for en effektiv flytteprosess
1. Lag en detaljert plan
Start med å lage en oversiktlig oppgaveliste og fremdriftsplan. Forankre planen hos ledelsen og involver relevante ansatte tidlig i prosessen.
2. Definer krav til de nye lokalene
Utarbeid en kravspesifikasjon basert på bedriftens behov. Vurder blant annet beliggenhet, størrelse, møteromsfasiliteter, IT-behov, ventilasjon, kontraktsvilkår og sikkerhet.
3. Gå gjennom nåværende leieavtale
Se nøye på punkter som oppsigelsestid, depositum og eventuelt ansvar for tilbakelevering eller utbedringer.
4. Finn riktig lokale og inngå ny leiekontrakt
Søk etter lokaler som matcher kravspesifikasjonen. Forhandle vilkår som støtter deres behov – og bruk gjerne rådgivere ved behov.
5. Kvalitetssikre den nye avtalen
Få juridisk bistand om nødvendig, spesielt hvis leiekontrakten er kompleks eller uklar.
6. Planlegg selve flyttedagen(e)
Sett opp en realistisk tidslinje og vurder å dele flyttingen opp i etapper for å opprettholde drift underveis.
7. Innhent tilbud fra flere leverandører
Sammenlign priser og tjenester fra ulike flyttebyråer og IT-partnere. Et godt tilbud kombinerer kvalitet, effektivitet og forutsigbare kostnader.
8. Sett flyttedato og informer alle parter
God kommunikasjon er avgjørende. Informer ansatte, kunder og partnere i god tid – både internt og via nettsider, sosiale medier og Google-profilen deres.
9. Gjennomfør flyttingen og sikre IT-løsninger
Bruk profesjonelle aktører for selve flyttingen. Sørg for trygg transport, forsikring av utstyr og korrekt installasjon av IT og nettverk i de nye lokalene.
10. Evaluer og juster etter innflytting
Etter at dere er på plass, bør dere gjennomføre en intern evaluering. Fungerer de nye lokalene som planlagt? Juster om nødvendig for å sikre optimal drift.
Ofte stilte spørsmål om kontorflytting
Hva bør vi tenke på før vi begynner å lete etter nye kontorlokaler?
Ha en tydelig kravspesifikasjon: Hvor stort areal trenger dere? Hvilken beliggenhet er optimal? Hva er budsjettet, og hvilke fasiliteter er nødvendige?
Hvor lang tid tar en typisk kontorflytteprosess?
For små og mellomstore bedrifter bør man beregne 3–6 måneder fra planlegging til ferdig innflytting, avhengig av kompleksitet og hvor mye som skal tilpasses.
Hvordan unngår vi driftsstans under flyttingen?
Legg opp til flytting i etapper, og sørg for at IT og kritisk infrastruktur er på plass i forkant. Flytting utenom arbeidstid kan også bidra til å redusere nedetid.
Er det vanlig å få hjelp til flytteprosessen?
Ja, mange benytter profesjonelle flyttebyråer, IT-partnere og rådgivere. Det gir trygghet, sparer tid og reduserer risiko for feil.
Hva koster det å flytte kontorlokaler?
Kostnadene varierer avhengig av lokalets størrelse, mengde utstyr og type hjelp som trengs. Innhent flere tilbud og lag et budsjett med marginer.
Trenger dere nye kontorlokaler?
På Spacefinder finner dere et stort utvalg ledige kontorer i Oslo og omegn. Ta kontakt – vi hjelper dere med å finne rett sted for neste fase i virksomheten deres.
Om forfatteren
Denne artikkelen er skrevet av Lauritz Kittelsen, rådgiver i Spacefinder. Han har ekspertise innen rådgivning og bistår små og mellomstore bedrifter med å finne eller leie ut kontorlokaler.